Każda firma ma na stanie dokumenty, do których dostęp mają jedynie uprawnione osoby. To m.in. akta pracowników, dane dotyczące strategicznych działań przedsiębiorstwa, różnego rodzaju umowy i listy płac. Wszystkie wymagają odpowiedniego zabezpieczenia podczas przechowywania i skutecznego zniszczenia, gdy nie będą już potrzebne.

Ochrona przetwarzanych danych

Wraz z obowiązkiem przechowywania danych osobowych swoich pracowników, przedsiębiorca musi zadbać o ich bezpieczeństwo – nie mogą być udostępnianie osobom nieupoważnionym, zabrane przez nieuprawnionych do tego ludzi, przetwarzane niezgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych oraz zamianą, zgubieniem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W zapewnieniu ochrony przetwarzanych danych pomogą odpowiednie sprzęty i akcesoria biurowe. Podstawą są wszelkiego rodzaju segregatory i teczki do akt osobowych. Pozwolą one odpowiednio posegregować dokumenty i zabezpieczą je podczas przechowywania w szafkach lub sejfie.

Dostęp do dokumentów – tylko dla wyznaczonych osób

Teczki do akt osobowych aktualnych pracowników można przechowywać w zamykanej szafce. To wygodne rozwiązanie ze względu na łatwy dostęp. Ten jednak powinien być ograniczony jedynie do osób uprawnionych.

Jeśli chodzi o pracowników, którzy zakończyli już etap kariery zawodowej związany z firmą, ich akta osobowe można zabezpieczyć w sejfie, gdzie będą bezpieczne i jednocześnie dostępne w sytuacji, gdy np. ZUS poprosi o udostępnienie dokumentów.

Przy przetwarzaniu danych osobowych przydatne będą również specjalne koperty. Bezpieczne musi bowiem nie tylko samo przechowywanie dokumentów, ale również ich przenoszenie lub wysyłanie pod wskazany przez różnego rodzaju urzędy adres. Są one zaprojektowane w taki sposób, by niemożliwe było ich ponowne otwarcie bez naruszenia zabezpieczeń.

Odpowiednia segregacja dokumentów zapewni porządek

Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w taki sposób, by w każdej chwili można było sięgnąć po ten, który jest potrzebny. Dużym ułatwieniem w organizacji porządku w szafie lub sejfie z papierami są kolorowe teczki do akt osobowych i segregatory.

Każdy dział przedsiębiorstwa może mieć przypisany sobie kolor, co znacznie ułatwi wyszukanie konkretnego pracownika. Dokumenty wpięte w segregator nie zniszczą się i ograniczą praktycznie do zera prawdopodobieństwo wymieszania się dokumentów. Dodatkową zaletą takiego przechowywania akt osobowych pracowników jest ochrona zawartości przed przypadkowym spojrzeniem niepowołanej osoby, gdy w jej obecności teczka wypadnie z szafki. To również ochrona danych zawartych w dokumentach, które w danym momencie muszą leżeć na pulpicie roboczym osoby zajmującej się przetwarzaniem informacji o pracownikach.

Akcesoria do archiwizacji w sejfie

Dokumenty z danymi osobowymi, które trafiają do sejfu, powinny być odpowiednio zabezpieczone przed zniszczeniem. Przyda się również ich odpowiednia segregacja. Pomogą w tym wszelkiego rodzaju pudełka archiwizacyjne. Podwójne wieko zabezpieczy zawartość przed przypadkowym otwarciem, a wzmocniony otwór na palec zapewni długotrwałe użytkowanie.

Dane osobowe w wersji cyfrowej

Współczesna technologia umożliwia przechowywanie dokumentów nie tylko w formie papierowej, ale również ich cyfrowych odpowiedników. Firma, która dane osobowe swoich pracowników przetwarza w wersji elektronicznej, powinna zadbać o odpowiednie przechowywanie i archiwizowanie nośników, na których zostały one zapisane.

Praktycznym rozwiązanie na utrzymanie ładu i porządku w dokumentach zapisanych w wersji elektronicznej są pudełka na płyty CD lub DVD. Ułatwią one utrzymanie ładu i porządku w szafie lub sejfie i przede wszystkim zabezpieczą nośniki z danymi przed zniszczeniem lub zgubieniem, np. podczas przenoszenia z jednego miejsca w drugie.

Po 10 latach – dokumenty do niszczarki!

Obowiązujące w Polsce przepisy wymagają od pracodawców, by akta osobowe swoich pracowników przechowywali przez okres 10 lat. Po tym czasie nie będą już do niczego potrzebne. Można więc je zniszczyć. Nie wystarczy jednak podrzeć arkusze na kawałki.

Inwestycją, której nie da się pominąć w żadnym biurze, są niszczarki. Im więcej dokumentów mają one do zniszczenia, tym większą wydajnością pracy powinno charakteryzować się dane urządzenie.