Dobra organizacja i przechowywanie plików oraz dokumentów ułatwia pracę w biurze. To nie tylko oszczędność czasu potrzebnego na znalezienie odpowiedniego arkusza lub pliku. To również dbałość o porządek w biurowej przestrzeni. Wszystko to przekłada się na efektywność pracy i bezpieczeństwo gromadzonych danych oraz informacji istotnych dla funkcjonowania firmy. Jakie produkty biurowe pomogą zorganizować Twoje pliki i dokumenty? Poznaj nasze propozycje.

Półki na biurko

Najwięcej bałaganu w przestrzeni biurowej robią dokumenty w wersji papierowej. Zadrukowane arkusze często zalegają na biurkach całymi stertami, a to psuje harmonię wnętrza. Nieład wpływa też niekorzystnie na wizerunek całej firmy. Warto więc wyposażyć biuro w akcesoria, które pomogą w segregowaniu i organizacji przechowywania papierowych dokumentów. Na początek warto zainteresować się półkami, które można ustawić na biurku. To do nich trafiać będą arkusze potrzebne na dalszym etapie pracy. Piętrowo umieszczone przegródki dają możliwość ich wstępnej segregacji, co znacznie ułatwi szybkie znalezienie odpowiedniego dokumentu.

Segregatory

W kolejnym kroku organizacji dokumentów w biurze przydadzą się segregatory. Pozwalają one podzielić dokumenty według indywidualnych potrzeb i metod pracy w danym biurze. Odpowiednio opisany według dat lub tematów dotyczących zawartości segregator można ustawić na podręcznej półce i w każdej chwili sięgnąć po potrzebny arkusz. W jeszcze bardziej precyzyjnej organizacji papierów w biurze pomogą przegródki do segregatorów. Z nimi możesz posegregować dokumenty alfabetycznie. W organizacji ich przechowywani pomocne mogą być również kolorowe znaczniki lub karteczki samoprzylepne, którymi podzielisz zawartość segregatora na mniejsze działy.

Zewnętrzne nośniki danych

Współczesne biura pracują w oparciu o nowoczesną technologię. Bazy danych prowadzone są w formie elektronicznej. Podobnie, jak korespondencja z kontrahentami oraz partnerami, akta pracowników i dokumenty dotyczące klientów. Technologia bywa jednak zawodna i warto zadbać o kopię zapasową ważnych plików. Odpowiednio skatalogowane dokumenty cyfrowe zapisz na zewnętrznym nośniku danych, co pozwoli Ci skorzystać z nich na każdym komputerze. Pendrive i dyski wymagają odpowiedniego przechowywania. Do tego przydadzą się pudełka archiwizacyjne, które może ustawić w biurowej szafce lub na podręcznej półce.

Kolorowe teczki

Tekturowe lub plastikowe teczki na dokumenty to najprostszy i jednocześnie przejrzysty sposób na organizację przechowywania biurowej dokumentacji. Estetycznie wykonane mogą przy okazji stać się funkcjonalną dekoracja pomieszczenia. Zwłaszcza, gdy papiery są posegregowane tematycznie, a każdy z tematów ma przypisaną teczkę w innym kolorze. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w momencie, gdy z dokumentów korzysta się na bieżąco przez dłuższy czas. Pozostawione luzem na pulpicie biurka mogą ulec przypadkowym zniszczeniom, a ich zawartość bywa kusząca dla przypadkowych osób odwiedzających biuro.