Nierozerwalnym elementem każdego biura są dokumenty. Niestety prężnie rozwijające się firmy potrafią posiadać w swoich biurach wręcz tony ofert, dokumentów i akt osobowych.  W dobie kiedy zaostrzono przepisy dotyczące danych osobowych warto wiedzieć jak archiwizować dokumenty oraz za pomocą jakich narzędzi najlepiej to zrobić. Niektóre akcesoria potrafią ochronić akta przed działaniem promieni UV oraz wilgocią, inne zaś potrafią pomieścić dużą ilość dokumentów przy maksymalnej oszczędności miejsca. Przyjrzyjmy się bliżej pudełkom archiwizacyjnym, teczkom oraz półkom na dokumenty.  

Jak archiwizować dokumenty – pudełka archiwizacyjne

W każdym biurze niezbędne jest posiadanie pudełek archiwizacyjnych. To bardzo praktyczne wyposażenie szczególnie działu księgowości i rachunkowości, gdzie liczba dokumentów potrafi wręcz przytłoczyć. Pudełka pozwalają zapanować nad liczbą akt oraz poukładać je według przyjętych w firmie norm. Pudełka archiwizacyjne można zakupić w różnych rozmiarach, dzięki czemu nie musimy martwić się o przechorowywanie folderów i akt o formacie większym niż A4. Dodatkowo wykonane są z lekkiej, lecz wytrzymałej tektury co sprawia, że posłużą w firmie przez lata. Opisowe ściany pudełka np. w modelu ESSELTE pozwalają opisać jakie materiały znajdują się w środku. Dzięki temu w razie potrzeby możemy znaleźć dokumenty znacznie szybciej i prościej. Pudełka archiwizacyjne chronią dokumenty przed światłem, kurzem i uszkodzeniami mechanicznymi. Można je układać poziomo jedna na drugiej lub pionowo jedna obok drugiej, oszczędzając przy tym miejsce w biurze.

Archiwizacja dokumentów o większych gabarytach

Niektóre dokumenty warto przechowywać w teczkach lub segregatorach. W przypadku kiedy zależy nam na skompletowaniu w jednym miejscu tak przygotowanych dokumentów, warto skorzystać z archiwizacyjnych pudeł zbiorczych. Duże kartonowe pojemniki archiwizacyjne zapewnią dobrą ochronę zawartości, zabezpieczając dokumenty i segregatory przed kurzem, wilgocią i promieniowaniem UV, co jest szczególnie ważne w przypadku akt kancelaryjnych lub rachunkowych. Decydując się na pudła archiwizacyjne warto zakupić modele, które wyróżniają się estetycznym wyglądem, nowoczesnym wzornictwem i doskonałą jakością, jak np. pudło Click & Store. Taki model świetnie dopasuje się do charakteru i aranżacji biura, co sprawia, że to również doskonały sposób na przechowywanie drobnych akcesoriów oraz płyt CD. Konstrukcja pudełka umożliwia złożenie go, gdy nie jest używane w celu zaoszczędzenia cennej przestrzeni. Ponowne składanie jest szybkie i łatwe oraz nie wymaga użycia dodatkowych narzędzi.

Teczki zawieszkowe – porządkowanie i archiwizacja dokumentów

Nie da się ukryć, że najprostszą formą archiwizacji dokumentów jest umieszczanie ich w teczkach. Rynek oferuje w tym zakresie wiele rozwiązań. Jednym z nich są teczki szynowe. Posiadają one specjalną szynę, która umożliwia szybkie zamknięcie teczki wraz z dokumentami, bez obaw o ich rozsypanie. Teczki zawieszkowe pozwalają segregować i przechowywać dokumenty w formacie A4 lub mniejsze. Pojemności teczek są różne, przykładowo teczka Vertic File Ultimate pomieści 330 kartek. Model ten wyróżnia się wytrzymałością, gdyż wykonany został z trwałego kartonu Canson o gramaturze 250g/m². Głęboko wyprofilowane haczyki teczki pokryte zostały grubą plastikową warstwą ułatwiającą przesuwanie. Miejsce pozostawione do opisu pozwala dokładnie zaznaczyć w jakim miejscu teczki znajdują się dane dokumenty. Dzięki temu, że teczki dostępne są w różnych kolorach, można pokusić się o archiwizację dokumentów według kolorystycznego klucza.

Biurowe archiwa z pojemnikami na teczki zawieszane

Doskonałym uzupełnieniem teczek szynowych są pojemniki na teczki zawieszane. Taki duet funkcjonalnie oraz kompleksowo wypełni biurową przestrzeń. Ład i porządek w dokumentacji zapewniony, i to na lata! Pojemniki zwane również kartotekami są odporne na zniszczenia i pozwalają przechować teczki formatu A4. Kartoteka Leitz Plus pomieści maksymalnie 20 teczek. Za pomocą pojemników na teczki zawieszane można tworzyć archiwa, przechowywać w nich ważne dokumenty oraz wykorzystywać jako kartoteki osobowe. Kartoteki można układać jedna na drugą, oszczędzając w ten sposób miejsce na biurku czy półce.