Ostatnie lata, szczególnie te, w których borykaliśmy się z pandemią, przyniosły wiele zmian zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. W tym drugim obszarze czas pandemii, który znacząco ograniczył wspólne spotkania i pracę w większym towarzystwie sprawił, że pojęcia takie jak praca zdalna czy wirtualne biuro zyskały na popularności i stały się obecne niemal w każdej branży. Wielu z nas doświadczyło innego, niespotykanego do tej pory wymiaru pracy, który wiązał się z wieloma szansami, ale i zagrożeniami zarówno dla pracowników, jak i kadry zarządzającej. Następstwem zapoznania się z formą pracy zdalnej była zamiana prawdziwego biura na wirtualne, co pozwoliło znacznie zmniejszyć koszty, ale i poprawić efektywność pracy w wielu firmach. Wirtualne biuro — czy to zawsze jest możliwe? Jakie wady i zalety posiada to rozwiązanie?

Wirtualne biuro — dla kogo?

Wirtualne biuro to usługa outsourcingu, która nie wymaga fizycznej obecności kadry na miejscu. Inaczej mówiąc, firma wynajmuje adres oraz skrzynkę pocztową, pod którym rejestruje swoje usługi, dzięki czemu firma jest fizycznie zlokalizowana w danym miejscu. Z uwagi na charakter pracy, pracownicy mogą wykonywać pracę z domu, a więc powierzchnia biura staje się zbędna. Takie rozwiązanie znacznie ogranicza koszty utrzymania lokalu, wyposażenia go czy ewentualnych remontów. Oczywiście nie każda firma może pozwolić sobie na takie rozwiązanie. Dla kogo więc jest ono dedykowane? Przede wszystkim dla tych, którzy nie potrzebują stałego miejsca pracy, a ich praca ogranicza się do korzystania z laptopa, którą mogą realizować w dowolnym miejscu. Wirtualne biuro będzie rozwiązaniem także dla tych, którzy na co dzień pracują w terenie lub dużo podróżują.

Zalety wirtualnego biura

Niewątpliwie największą zaletą tego nowoczesnego rozwiązania będzie niwelowanie kosztów. Oszczędności generuje przede wszystkim sam wynajem oraz bieżące inwestowanie w biuro. Wynajem wirtualnego biura to koszt ok. 200 zł miesięcznie, co w porównaniu do wynajmu prawdziwego lokalu jest ogromną różnicą. Kolejną zaletą jest możliwość oddelegowania usług księgowego do wirtualnego biura, który zadba o wszelkie dokumenty i bezpośredni kontakt z Urzędem Skarbowym. Dodatkowo, księgowi pracujący w schemacie wirtualnych biur posiadają spore doświadczenie w kontaktach z kontrolerami z urzędów, co pozwala na szybkie i łatwe kontrole skarbowe. Kolejne atuty to prestiż adresu oraz możliwość skorzystania z przestronnych sal konferencyjnych. Jak to działa? Zazwyczaj firmy zakładające wirtualne biura decydują się na zarejestrowanie usług pod adresem w centrum dużego miasta. Taki zabieg sprawia, że firma jest pozytywnie odbierana przez kontrahentów i klientów. Dodatkowo zaproszenie kontrahenta do przestronnej, elegancko urządzonej sali konferencyjnej w nowoczesnym biurowcu sprawi, że jeszcze bardziej zyskamy w jego oczach, a tę dodatkową usługę często posiadamy w pakiecie naszego wirtualnego biura.

Wady wirtualnego biura

Wirtualne biuro również ma swoje wady, które warto znać i przeanalizować jeszcze przed podjęciem decyzji o podpisaniu umowy na wynajem. Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na warunki współpracy oferowane przez firmy wynajmujące. Większość propozycji będzie zawierała konkretne wytyczne dotyczące współpracy — np. odbiór i wysyłka korespondencji raz na tydzień, ograniczona ilość faksów itp. Warto rozważyć wszystkie ograniczenia i przekalkulować koszty. Dodatkowo podczas wybierania oferty wynajmu należy zrobić porządny research wśród firm oferujących takie usługi — jeśli wybierzemy podejrzaną firmę nie tylko spadnie nasz prestiż, ale nie będziemy pewni skutków prawnych naszego wyboru. Biura wirtualne to w pełni legalny wybór, należy jednak powierzyć proces wynajmu odpowiednim instytucjom.