Każde biuro gromadzi ogromną ilość dokumentów i papierów. Z uwagi na ich ważną zawartość nie powinny się przysłowiowo szwendać na pracowniczych biurkach. Można jednak w prosty sposób zapanować nad dokumentami – odpowiednio je porządkując. Niektórzy pracownicy przeznaczają na dokumenty część szuflad w biurku lub przechowują je w wysuwanych pojemnikach. Niemniej jednak najlepszą opcją na uporządkowaną archiwizację dokumentów jest zastosowanie teczek. Co więcej metoda ta sprawdzi się również w domu. Przecież każdy z nas otrzymuje ważną korespondencję lub posiada innego rodzaju dokumenty. Teczki pozwolą odpowiednio je posegregować oraz opisać.

Uporządkowana archiwizacja – zawieszane teczki

Teczki są skuteczną metodą na przechowywanie dokumentów. Jednakże nie da się ukryć, że najlepszy efekt uzyskamy stosując teczki zawieszane. Tego rodzaju pomoc biurowa pozwala oznaczyć rodzaj przechowywanych akt, a okienka opisowe umożliwiają rozpisanie zawartości. Przykładem jest teczka zawieszana Classic, która oprócz wspomnianych cech posiada wymienne identyfikatory z etykietami do opisu. Dzięki temu, że można je umieścić w 5 różnych miejscach pozwalają one jeszcze lepiej rozporządzić zawartością. Żadna z etykiet nie zasłania się, zatem zawsze mamy pewność, ze odnajdziemy to czego szukamy!

Niektóre teczki zawieszane potrafią zmieścić naprawdę sporą ilość dokumentów. Teczka zawieszana Chic Ultimate pomieści aż 330 kartek. Jej harmonijkowe, płócienne boki sprawią, że dokumenty będą trzymały się w teczce stabilnie – nie przesuną się, ani nie wypadną. Oczywiście tak jak inne tego rodzaju produkty można ją opisać, a szeroki wybór kolorów umożliwia archiwizację dokumentów zgodnie z zasadą kolorów.

Teczki z tektury, kartonowe oraz PCV – znajdź miejsce na dokumenty!

Teczki z tektury, kartonowe oraz PCV są najczęściej nabywanymi i stosowanymi produktami, służącymi do archiwizacji dokumentów. Co prawda nie mieszczą takiej ilości akt, co wspomniane teczki zawieszane, ale przydają się w chwili kiedy dokumenty, pomimo że nie ma ich wiele należy posegregować. To także świetna opcja do przechowywania pracowniczych notatek z konferencji lub ofert od współpracujących z biurem firmami. Stanowią także niesamowitą pomoc w momencie, kiedy część dokumentów musimy zabrać do domu. Dzięki nim mamy pewność, że nic się nie zgubi. Przykładowo w teczce białej wiązanej 250 G znajdują się trzy klapki, które zabezpieczają dokumenty przed wypadnięciem czy zgubieniem.

Teczki kartonowe z gumką takie jak Leitz w kolorze niebieskim chronią dokumenty oraz rysunki, np. techniczne, podczas przenoszenia lub przechowywania. Dzięki temu, że teczka została zalaminowana folią PP, mamy pewność, że jej powierzchnia nie wyblaknie. To również gwarancja długiego użytkowania, zatem nie będziemy musieli co chwilę jej wymieniać. Dzięki szerokiej ofercie dostępnych kolorów akta możemy segregować zgodnie z ustalonym kluczem. Przykładowo dokumenty ważne lądują w teczce czerwonej, dokumenty do podpisu w niebieskiej, oferty od producentów w zielonej, a faktury do księgowości w żółtej.

Uporządkowana archiwizacja – teczki harmonijkowe

Dokumenty możemy także archiwizować w teczkach harmonijkowych. To doskonała opcja, jeżeli w jednej muszą znaleźć się dokumenty różnego rodzaju. Każda posiada kilka przegródek – w przypadku teczki Esselte Vivida w formacie A4 jest ich aż sześć. Dzięki nim poszczególne akta nie pomieszają się. Przegródki posiadają etykiety do sporządzenia opisu zawartości. Sprawia to, że znalezienie danego rodzaju dokumentu nie sprawi kłopotu. Dodatkowo na przedniej okładce teczki Esselte Vivida znajduje się kieszeń na wizytówki.

Teczki do zadań specjalnych

Każde biuro zatrudnia wielu pracowników. Muszą oni mieć założone swoje teczki pracownicze z danymi osobowymi. Dla lepszego uporządkowania tego rodzaju akt przydadzą się teczki do akt osobowych – przykładowo Biufrol. Skoroszyt ten posiada zaokrąglone rogi na obu okładkach oraz boczną perforację, która umożliwia jego wpięcie do segregatora. Dzięki wymiennemu papierowemu paskowi możemy opisać do kogo należy.

Ponadto istnieje jeszcze jeden rodzaj teczek, który okazuje się niezbędny w każdym biurze. Mowa oczywiście o teczkach do podpisu. Zapewniają one prawidłowy przepływ dokumentów oraz ich podpisanie w terminie. Teczka do podpisu Leitz dodatkowo zabezpiecza akta przed wypadnięciem.