Dobrze zorganizowane miejsce pracy to podstawa, która sprawia, że pracownicy są bardziej efektywni. I wcale nie chodzi tylko o ergonomiczne biurko czy krzesło, ale również o porządek na stanowisku i odpowiednią archiwizacje dokumentów. Czy wiesz, że statystycznie pracownik gubi co 20. dokument i spędza 6 tygodni rocznie na ich szukaniu? A wystarczyłoby posegregować papiery w odpowiednich teczkach! Jak zadbać i wyposażyć swoje biurko w pracy, by stać się bardziej zorganizowanym pracownikiem?

Teczki jako sposób na zorganizowaną archiwizację dokumentów

Każdy dokument leżący na biurku powinien znaleźć swoje miejsce. Najprostszą metodą na posortowanie papierów jest włożenie ich do teczki. Mogą to być najzwyklejsze papierowe teczki, takie jak Soft. Dzięki mnogości dostępnych kolorów pozwalają na archiwizację dokumentów za pomocą kolorystycznego kodu, np. zielona teczka to dokumenty handlowe, a żółta to oferty współpracy reklamowej. Teczka Soft służy nie tylko do przechowywania dokumentów, ale również notatek, prospektów lub rysunków technicznych. Teczka wykonana jest z tektury o gramaturze 450g/m² i jest jednostronnie barwiona. Z zewnątrz pokryta jest folią polipropylenową odporną na pęknięcia. Ponadto, teczka wyposażona jest w gumkę, która zabezpiecza dokumenty przed wypadnięciem. Można przechowywać je na biurku – wtedy zawsze dokumenty będą pod ręką – lub na specjalnie do tego przeznaczonej, naściennej półce.

Doskonałym sposobem na archiwizację i katalogowanie dokumentów, a tym samym na porządek na biurku są teczki harmonijkowe, np. Leitz Style. To teczki z 6 przegródkami, dlatego można w nich przechowywać różne rodzaje dokumentów. Wykonane z wysokiej jakości polipropylenu posłużą przez lata. W teczce możemy uporządkować i przechowywać dokumenty formatu A4, projekty oraz 250 kartek A4 (80gsm). Dodatkowo teczka posiada indeksy, dzięki którym można bardzo szybko znaleźć w niej potrzebne w danej chwili dokumenty. Teczka harmonijkowa została wyposażona w ozdobne zamknięcie, które zabezpiecza dokumenty przed wysunięciem podczas przenoszenia czy w podróży. Przednia przegródka teczki świetnie posłuży nam do przechowywania m.in. notatnika czy kalendarza służbowego.

Półki do zadań specjalnych

Oprócz teczek na biurku każdego pracownika, w pobliżu powinna znaleźć się także półka na dokumenty. Wersja Europost Vivida przyda się do przechowywania akt, notatek oraz notesów. Została wykonana z trwałego polistyrenu. Duże wcięcie z przodu ułatwia dostęp do dokumentów. Gdy chcemy, by zawartość półki została skatalogowana – możemy skorzystać ze specjalnych miejsc przeznaczonych do umieszczania etykiet oznaczających. Półki tej możemy używać indywidualnie albo łączyć ze sobą w pionie lub schodkowo, co pozwala zaoszczędzić miejsce na biurku.

Etykiety – wyposażenie, które ułatwi pracę

Choć rzadko są doceniane, to jednak niezbędne do prawidłowego funkcjonowania biura, w tym poszczególnych stanowisk pracy. Etykiety samoprzylepne – bo o nich mowa – to absolutne must have w każdej pracy! Zapewniają porządek i przejrzystość na stanowisku biurowym. Idealnie sprawdzają się przy oznaczaniu i organizacji dokumentów czy pudeł. Pewnie i trwale przylegają do oklejanej powierzchni. Na rynku można znaleźć m.in. etykiety do opisywania ręcznego Avery Zweckform lub do drukarek, jak etykiety samoprzylepne marki Emerson. Te ostatnie w formie arkuszy A4 idealnie nadają się do oznaczania dokumentów, a dzięki właściwością fluorescencyjnym są niezwykle widoczne. Etykiety Emerson są kompatybilne ze wszystkimi rodzajami drukarek igłowych, atramentowych oraz z większością drukarek laserowych.

Wizytowniki w ruch!

Większość pracowników biurowych, zajmujących ściśle określone stanowiska, posiada własne wizytówki. Ile razy zdarzyło Ci się, że krzątały się one po całym biurku? Na szczęście wystarczy zaopatrzyć się w wizytownik, by zapanować nad chaosem. Jedną z opcji jest pięknie prezentujący się na biurku wizytownik obrotowy Rolodex. Posiada on aż 200 przeźroczystych, dwustronnych koszulek o wymiarze 67 x 102 mm na wizytówki oraz przekładki alfabetyczne. Metalowa konstrukcja podstawki wizytownika gwarantuje stabilność, dzięki czemu posłuży przez lata.

Jeżeli wizytownik obrotowy nie ratuje sytuacji, gdyż często musimy zabierać wizytówki ze sobą, możemy skorzystać z wizytownika Visifix. To ekskluzywny album, który wyposażony został w 25 koszulek mieszczących 200 wizytówek o wymiarach 57 x 90 mm z możliwością rozszerzenia o dodatkowe wkłady oraz z opcją przenoszenia. Wizytownik posiada poczwórny mechanizm ringowy, a także 12 przekładek z polipropylenu z wytłoczonymi literkami od A do Z.

Dokumenty dobrze podpisane

Archiwizacja i poukładanie na biurku dokumentów to jedno, a dobry długopis w zasięgu ręki to drugie! Uporządkowana praca biurowa wymaga odpowiedniego sporządzania notatek i podpisywania wielu dokumentów. Pomoże nam w tym długopis automatyczny marki Zenith. To produkt idealny do wypełniania i podpisywania dokumentów. Długopis Zenith wyposażony został w kryty korpus, wykonany z lśniącego tworzywa sztucznego. Obie części korpusu oddzielone są mosiężno-niklowaną obrączką. Dzięki temu, że istnieje możliwość przypięcia długopisu do pliku kartek, kieszeni w aktówce lub w marynarce łatwo go ze sobą wszędzie zabrać – na spotkanie biznesowe lub do pociągu.