Nieporozumienia w komunikacji zdarzają się niemal codziennie na wielu płaszczyznach. Nie da się ich uniknąć również w pracy. Zdarza się, że błędy niosą ze sobą daleko idące konsekwencje. Wśród nich najbardziej dotkliwe są te, które prowadzą do zerwania współpracy, kar za niedotrzymanie terminów i zepsuta opinia na rynku. Warto więc zadbać wcześniej o sztukę komunikacji w pracy i dowiedzieć się, jak skutecznie porozumiewać się z kolegami oraz przełożonymi.

Czym jest komunikacja w pracy?

Komunikacja to nic innego, jak wymiana informacji, idei oraz myśli. W procesie komunikowania się bierze udział nadawca komunikatu i jego odbiorca. W momencie, gdy odbiorca przekazaną mu informację rozumie zgodnie z założeniami oraz intencjami nadawce, możemy mówić o skutecznej komunikacji. Ta może przebiegać w sposób werbalny, czyli za pomocą wypowiadanych słów podkreślonych odpowiednio tonacją oraz modulacją głosu lub niewerbalnie, gdy wykorzystujemy szeroko rozumianą mowę ciała, m.in.: gesty, mimikę lub spojrzenie.

W pracy biurowej można zauważyć trzeci sposób komunikowania się. Jest nim kontakt pisemny, czyli wszelkiego rodzaju korespondencja papierowa oraz elektroniczna. Natomiast forma komunikacji werbalnej obejmuje tu nie tylko bezpośrednia rozmowę z kolegą lub przełożonym, ale również rozmowę telefoniczną lub w formie video konferencji.

Komunikacja w pracy – bariery i błędy

W nawet najlepiej dopracowanym systemie komunikacji nie da się uniknąć błędów. Wiele z nich wynika z barier dotyczących m.in. uproszczeń, którymi się posługujemy i skrótów myślowych. często w momencie, gdy informacja przekazywana jest do kilku osób, mamy do czynienia z sytuacja, w której każdy odbiorca słyszy ją odmiennie. Zwłaszcza, gdy w komunikacji z nimi korzystamy z niejednoznacznych określeń.

Na to, jak skuteczny przebieg informacji w zespole uda się wypracować, wpływają emocje panujące pomiędzy pracownikami oraz ich przełożonym. Stres i zdenerwowanie to dwa główne powody, przez które pojawia się opór przed komunikowaniem się. W takich okolicznościach w naturalny sposób skupiamy się na własnych myślach, nie słuchamy rozmówcy uważnie i trudno nam powstrzymać się przed przerywaniem sobie nawzajem wypowiedzi. Jak łatwo się domyślać, niedokończone zdania nie prowadzą do porozumienia.

Jak porozumiewać się z szefem i kolegami w pracy?

Istotną rzeczą, bez której nie uda się skuteczna komunikacja w pracy z szefem i kolegami, jest sprawdzenie, czy przekaz dotarł do odbiorcy. Chodzi tu nie tylko o informację zwrotną, że wiadomość została odebrana, ale przede wszystkim, że została zrozumiana zgodnie z intencją nadawcy. W rozmowie bezpośredniej, przez telefon lub internetowe połączenie wideo może to być krótkie, kontrolne streszczenie informacji przez jej odbiorcę. W korespondencji mailowej natomiast dobrą praktyką będzie wysłanie wiadomości zwrotnej weryfikującej, czy dobrze zrozumieliśmy przekaz nadawcy.

W skutecznym przekazywaniu informacji pracownikom, kolegom z zespołu lub przełożonym, dużym wsparciem jest kontakt wzrokowy z rozmówcą. Jeśli więc nie mamy możliwości przeprowadzenia bezpośredniej rozmowy, istotne kwestie warto poruszać za pośrednictwem Internetu, korzystając z wideo połączenia.