Przechowywanie dokumentów jest kluczowe w przypadku wielu firm, ale nie tylko. Taka segregacja jest ważna przede wszystkim dla zachowania czytelności prowadzonej dokumentacji, integralności oraz zapewnienia sobie bezproblemowej dostępności. Zarówno w domu, jak i w biurze, odpowiednie przechowywanie dokumentów zapobiega ich uszkodzeniom, zagubieniu i przyczynia się też do utrzymania porządku. Jak więc robić to poprawnie? Tego dowiesz się z naszego artykułu!

Przede wszystkim wybór odpowiedniego miejsca na dokumenty

Pierwszym krokiem, kiedy należy wykonać, gdy zależy Ci na zapewnieniu długotrwałości dokumentów, jest wybór odpowiedniego miejsca do ich przechowywania. Należy unikać miejsc narażonych na wilgoć, bezpośrednie działanie światła słonecznego oraz ekstremalne temperatury, które mogą przyczynić się do zniszczenia papieru i tuszu. Idealne są suche, chłodne i ciemne przestrzenie. Postaw zatem na specjalne szafy na dokumenty lub szafki. Najlepiej wybierać modele zamykane na klucz, ponieważ to dodatkowo zapewnią większe bezpieczeństwo.

Używaj odpowiednich materiałów

Sama szafka lub regał to nie wszystko. Trzeba tam mieć porządek, dlatego też do przechowywania dokumentów warto używać specjalnie przeznaczonych do tego celu segregatorów, teczek, pudełek oraz kopert. Materiały te powinny być wykonane z kwasoodpornego papieru lub wysokojakościowego plastiku, aby zapobiec żółknięciu i kruszeniu się papieru z czasem. Co więcej, dobrze, gdy będziesz mógł posegregować tematycznie dokumenty. Stawiaj na opisywanie kartonów lub segregatorów. Można też użyć specjalnych karteczek, które będą pomocne w tym zadaniu.

Stawiaj na digitalizacje dokumentów

W erze cyfrowej spore znaczenie ma także digitalizacja papierowych dokumentów. Przede wszystkim jest ona skutecznym sposobem na ich archiwizację, a przy tym także na ochronę przed fizycznym uszkodzeniem. Skanowanie i zapisywanie dokumentów w formie cyfrowej przyśpiesza dostęp do wielu plików i zarządzanie nimi. Co więcej, posiadanie dwóch kopii tych samych plików także stanowi pewnego rodzaju zabezpieczeni. Pozwala to również na łatwiejsze odszukanie wymaganych umów lub innych dokumentów.

Regularne porządkowanie

Pamiętaj także, że regularne przeglądy przechowywanych dokumentów pomagają utrzymać w nich odpowiedni porządek, a przy okazji usuwać te, które są już niepotrzebne lub przeterminowane.

Nie zapominaj o zabezpieczeniu przed nieuprawnionym dostępem

Ochrona wszelkiego rodzaju dokumentów zawierających wrażliwe dane przed nieuprawnionym dostępem jest niezwykle ważna. Czasami nawet ważniejsza niż ochrona przed czynnikami fizycznymi. Jednym z rozwiązań jest używanie zamkniętych szaf, sejfów lub zabezpieczonych przestrzeni. Może to zapobiec dostępowi osób nieupoważnionych do ważnych informacji. Warto także pamiętać o zamykaniu danego pomieszczenia, aby nie przebywał w nim nikt nieuprawniony.

Podsumowanie

Odpowiednie przechowywanie dokumentów wymaga zwrócenia uwagi na wiele aspektów. Musisz zatem wybrać odpowiednie miejsce do przechowywania, dopasować produkty takie jak teczki czy segregatory, a także zabezpieczyć pliki przed nieuprawnionym dostępem. Dbałość o te wszystkie elementy sprawi, że ważne dokumenty pozostaną w dobrym stanie przez długi czas, będą łatwo dostępne i chronione przed zniszczeniem.