Bardzo ważnym aspektem działalności każdej firmy jest przechowywanie danych. Zwłaszcza gdy są to dane poufne. Mogą to być np. informacje o klientach lub strategiczne plany rozwoju biznesowego. Ich strata może okazać się kluczowa dla codziennego funkcjonowania firmy. Mówiąc „strata”, trzeba myśleć nie tylko o hakerskiej działalności usuwania danych z nośników i awarię komputerów, ale też wyciek informacji zorganizowany przez nieuczciwą konkurencję lub nielojalnych pracowników. Dowiedz się, jak chronić poufne informacje przed kradzieżą i utratą.

Jak przechowywać poufne informacje?

Obecnie przechowywanie informacji poufnych ułatwiają nam zaawansowane zabezpieczenia i nowoczesne metody archiwizacji. Podobnie jak przetwarzanie danych na potrzeby firmy i ich udostępnianie. Trzeba jednak pamiętać, że nawet najnowocześniejsza technologia nie jest wolna od nieprzewidzianych zdarzeń. Nie zawsze jest też odporna na celowe działanie osób trzecich. Często to właśnie nielojalni pracownicy przyczyniają się do tego, że poufne informacje wychodzą poza firmę i trafiają w niepowołane ręce, a to zawsze wiąże się z poważnymi konsekwencjami. Konkurencja nie śpi i chętnie pozna plany rozwoju firmy, by wyprzedzić ją choćby o krok. Są też dane chronione prawem, których wyciek może skutkować karą wymierzoną przez Sąd. Współczesne trendy wskazują, by dane poufne przechowywać w formie cyfrowej. Zalecają to producenci oprogramowania wspierającego funkcjonowanie firmy. Nie oznacza to jednak, że archiwum w formie papierowej przeszło już do lamusa. W wielu firmach nadal istnieje obieg tradycyjnych dokumentów, które wymagają odpowiedniego przechowywania przez określony czas. Dokumenty muszą być zabezpieczone przed zniszczeniem, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych do zapoznawania się z ich treścią.

Przechowywanie danych cyfrowych

Decydując się na przechowywanie poufnych danych w wersji cyfrowej, należy zainwestować przede wszystkim w profesjonalne oprogramowanie antywirusowe, które ochroni firmowy system operacyjny przed złośliwym oprogramowaniem przesyłanym mailowo w formie załączników i niepowołanym dostępem. Kolejnym krokiem jest ustalenie bezpiecznego hasła dostępu do nośnika z danymi. Powinno ono składać się z co najmniej 8 znaków, wśród których znajdą się cyfry, litery i znaki specjalne. Ważną rzeczą jest regularna zmiana hasła. Wskazane jest, by robić to np. co 30 dni.

Nie bez znaczenia jest też fakt, komu umożliwia się dostęp do wrażliwych danych. Prawo do zapoznawania się z treścią poufnych informacji i powinni mieć wyłącznie zaufani pracownicy. Oznacza to, że tylko oni mogą znać hasło broniące dostępu do archiwum. Kolejną opcją chroniącą poufne informacje przed kradzieżą lub ich usunięciem jest uruchomienie dwustopniowej autoryzacji dostępu do danych. W takiej sytuacji potrzebne będzie nie tylko hasło, ale też identyfikacja biometryczna lub za pomocą identyfikatora działającego podobnie, jak karty płatnicze.

Myśląc o bezpieczeństwie danych, nie można zapomnieć o nieprzewidzianych zdarzeniach losowych, jak np. awaria komputera lub nośnika, na którym informacje zostały zapisane. Elektronika bywa zawodna, dlatego warto tworzyć kopie zapasowe ważnych dokumentów i zapisywać je w dwóch niezależnych od siebie miejscach. Dużą popularnością cieszą się podręczne pendrive oraz karty pamięci. Są małe, więc nie zajmują dużo miejsca w archiwum. Są przy tym pojemne i szybkie w transmisji danych.

Gdzie bezpiecznie przechowywać poufne dane?

Dokumenty i nośniki z poufnymi informacja powinny być zabezpieczone przed dostępem osób do tego niepowołanych. W każdej firmie znajduje się miejsce na archiwum, do którego wstęp mają tylko wybrani pracownicy. Może to być wydzielone i odpowiednio zamknięte pomieszczenie, szafa pancerna lub sejf. Istotną kwestią dotyczącą bezpieczeństwa poufnych informacji jest odpowiednia utylizacja dokumentów, które nie będą potrzebne, jak np. projekt umowy przygotowanej dla klienta lub wstępny plan rozwoju firmy. Do tego przyda się niszczarka.