Jak zabezpieczyć dokumenty przed osobami trzecimi – poradnik

22 listopada 2019

Bezpieczeństwo dokumentów przed osobami trzecimi w wielu branżach stanowi kluczowy element polityki firmowej. Zwłaszcza obecnie, po zmianach jakie dotknęły prawodawstwo w związku z ochroną danych osobowych. Aby zapobiec wyciekowi danych należy wdrożyć w przedsiębiorstwie odpowiednie przepisy związane z bezpieczeństwem. Powinny one dotyczyć w szczególności dokumentów firmowych. 

Przechowywanie danych na wielu nośnikach

W wielu firmach przechowywanie dokumentów w segregatorach czy teczkach może nie wystarczyć do należytej ochrony. Należy wówczas przemyśleć przeniesienie danych na inne nośniki, np. elektroniczne. Rozproszenie w ten sposób plików nie tylko uniemożliwi wykradzenie ich w całości, lecz również będzie pomocne przy ewentualnym odtwarzaniu zasobów na skutek wypadków. Obecnie najpopularniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów w plikach znajdujących się w chmurze. Jest to część serwera bądź serwerów wyodrębniona przez daną firmę prywatną do tego typu celów. Chmura wyparła rozwiązania przestarzałe, do których należały płyty CD i DVD oraz pamięć przenośna. W przypadku dokumentów i plików w formacie papierowym należy zastanowić się jednak, czy dysponujemy odpowiedni narzędziami do przenoszenia danych na inny nośnik.

Sejfy i kasetki

Sejfy i kasetki to relatywnie tani sposób na zabezpieczenie danych, zwłaszcza dokumentów. Ich obsługa jest wyjątkowo prosta i intuicyjna, zaś budowa sprawia, iż już sama obecność tego typ barier zniechęca potencjalnych złodziei. Sejfy i kasetki można wbudowywać w ściany oraz subtelnie maskować za pomocą otoczenia. Dostęp do nich odbywa się poprzez otwarcie kluczem bądź wpisanie szyfru. Najlepiej, gdy możliwość otwarcia sejfu bądź kasetki mają tylko wybrane osoby np. kierownicy zmiany w firmach bądź głowa rodziny w domu. W ten sposób ryzyko uzyskania dodatkowego dostępu do dokumentów przez osoby trzecie zmniejsza się. Szczególny polecenia jest m.in. sejf Metalkas Bussines z asortymentu sklepu internetowego PasażBiurowy.pl.

Niszczenie dokumentów

Dobrym sposobem na zabezpieczenie dokumentów, zwłaszcza tych, które nie są już użyteczne lub przedawniły się, jednak nadal zawierają dane newralgiczne, jest ich niszczenie. Najlepiej, gdy odbywa się ono w sposób trwały i trudny do odtworzenia. W tym celu najlepiej jest wówczas zakupić niszczarkę. Urządzenie tnie dokumenty na ścinki, które trudno złożyć w całość. Obsługę takiego sprzętu można powierzyć niemal każdemu, gdyż jest ona prosta i intuicyjna. Ważne jednak, aby ścinki trafiały do osobnego kosza bądź ulegały dodatkowemu niszczeniu np. poprzez spalanie. Jednym z lepszych urządzeń tego typu na rynku jest m.in. niszczarka Fellowes 60Cs.

Plomby zabezpieczające dokumenty

Plomby zabezpieczające bardzo często wykorzystywane są w firmach kurierskich do zabezpieczania dużych paczek. Wymagają one przełamania bądź rozcięcia, dlatego są znacznym utrudnieniem dla osób trzecich. Można nimi jednak nie tylko zabezpieczać przesyłki, lecz również dokumenty. Plomby bowiem można umieszczać na segregatorach i teczkach (modelem dedykowanym jest m.in. plomba zabezpieczająca HSA). Pamiętać należy jednak, iż to doskonała bariera jedynie w trakcie transportu dokumentów, np. w czasie przenoszenia siedziby firmy. Codzienne ściąganie i zakładanie za plomb podczas przeglądania dokumentów mija się bowiem z celem. 

Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *